Zamknięcie każdego roku rachunkowego jest związane z inwentaryzacją składników aktywów i pasywów. Jej przeprowadzenie jest niezbędnym warunkiem uznania ksiąg rachunkowych za prawidłowe. Bez inwentaryzacji sporządzone roczne sprawozdanie bilansowe nie może zostać ukończone. Jak przygotować się do inwentaryzacji obcych składników majątku i jak ją poprawnie przeprowadzić?
Czym jest inwentaryzacja majątku?
W Ustawie o rachunkowości ustanowiony został obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji majątku w celu zweryfikowania stanu pasywów i aktywów danego podmiotu, który został wykazany w księgach rachunkowych. Podczas tego procesu należy wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice między stanem rzeczywistym, a tym wykazanym w księgach.
Szczególnym zagadnieniem jest inwentaryzacja majątku obcego będącego na stanie w Spółce . Zgodnie ze wskazaną powyżej ustawą, również aktywa będące własnością innych jednostek, które zostały powierzone danemu podmiotowi do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powinny zostać poddane inwentaryzacji drogą spisu z natury. Co ciekawe obowiązek spisu z natury majątku obcego nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania – zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy.
Należy mieć świadomość tego, że podmiot będący właścicielem danego składnika aktywów, musi zostać poinformowany o wynikach spisu – zgodnie z art. 26 ust 2 ustawy o rachunkowości. Nie ma wzoru pisma – dokumenty sporządzone podczas inwentaryzacji należy przedstawić w dowolnej formie.
Inwentaryzacja obcych składników majątku
Spis z natury polega na sprawdzeniu ilości konkretnej części aktywów, następnie porównania uzyskanych wartości z tymi zamieszczonymi w księgach, a na koniec na wyjaśnieniu i rozliczeniu znalezionych różnic. Jakie są najważniejsze kwestie, o których należy pamiętać dokonując inwentaryzacji obcych składników majątku, aby przejść przez ten proces efektywnie i sprawnie?
- Należy spisać je na odrębnych arkuszach – w praktyce najczęściej dzieli się je według poszczególnych właścicieli.
- Arkusze rozlicza się i wycenia zgodnie z ewidencją pozabilansową jednostki.
- Dodatkowe egzemplarze dokumentów i arkuszy spisowych (lub ich kopie) należy przesłać do właścicieli składników majątku, które poddano inwentaryzacji.
Jak wykonać inwentaryzację obcych składników majątku?
Jak wykonać inwentaryzację obcych składników majątku? Najpierw należy wszystko dobrze przygotować. Konieczne jest wyznaczenie zespołu spisowego, przygotowanie stanowiska do spisu, a także uszykowanie arkuszy. Art. 21 ustawy o rachunkowości wskazuje na elementy dokumentu księgowego, które możemy również odnieść do arkuszy spisu z natury, które powinny zawierać przynajmniej nazwę jednostki, nazwę pola spisowego, imiona i nazwiska osób biorących udział w spisie, terminy rozpoczęcia i zakończenia spisu, określenie metody inwentaryzacyjnej, numer kolejny arkusza oraz informacje identyfikujące składniki majątkowe.
Bezpośrednio przed spisem opieczętowane oraz ponumerowane formularze spisowe i inne niezbędne materiały należy wydać zespołom spisowym. Formularze te nie powinny zawierać wykazu ilościowego z systemu, tak aby nie sugerowały ilości i „zmuszały” osoby to przeliczenia składników majątku. Konieczne jest zabezpieczenie ewidencji magazynowej i złożenie oświadczeń na piśmie przez osoby inwentaryzujące składniki majątku.
Inwentaryzacja obcych składników majątku to dość skomplikowany proces, do którego należy się dobrze przygotować. Kluczowe jest poznanie najważniejszych przepisów i stworzenie planu, który zapobiegnie pominięciu ważnych kroków.
