Wybrane informacje i zasady dotyczące przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji drogą spisu z natury.

Poniżej przedstawiam kilka przydatnych wskazówek i informacji na temat prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji na zakończenie roku obrotowego, skupiam się na opisie inwentaryzacji drogą spisu z natury rzeczowych składników majątku obrotowego w podmiotach prowadzących pełną księgowość.

 

Zasady, w tym terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji dla danych składników aktywów i pasywów, reguluje Ustawa o rachunkowości, w rozdziale 3.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury jest odpowiedzialny kierownik jednostki i co ważne, zgodnie z art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości, to zadanie nie może być scedowane na inne osoby.

Przeprowadzenie inwentaryzacji powinno być zaplanowane już na kilka miesięcy przed końcem roku bilansowego.

Kierownik jednostki przygotowuje i podpisuje zarządzenie inwentaryzacyjne w sprawie zakresu, terminów przeprowadzenia inwentaryzacji, powołania komisji inwentaryzacyjnych itd. W zarządzeniu inwentaryzacyjnym powinien być podany harmonogram inwentaryzacji dla każdej grupy składników majątku (np. towary, materiały, wyroby gotowe itd.). Zarządzenie to obejmuje również zasady przeprowadzenia inwentaryzacji drogą weryfikacji, które to zagadnienie nie jest opisane w niniejszym opracowaniu. Inwentaryzacja drogą spisu z natury jest jedną z form przeprowadzenia inwentaryzacji.

Wskazane jest wcześniejsze opracowanie i wprowadzenie do stosowania przez zarząd, instrukcji inwentaryzacyjnej, w której między innymi powinny być wskazane zasady przeprowadzania inwentaryzacji. Taka instrukcja powinna między innymi zawierać:

– opis procesu organizacji i rozliczenia inwentaryzacji,

– wskazanie na zasadę, że składniki majątku nie mogą być liczone przez osobę odpowiedzialną za dany magazyn,

– zasady, że osoba odpowiedzialna za dany magazyn może uczestniczyć w inwentaryzacji jedynie celem udzielania wyjaśnień,

– wskazanie, że arkusze spisu z natury nie mogą mieć podanych ilości indeksów magazynowych z ksiąg, jedynie ewentualnie nazwy/numery indeksów magazynowych,

– opis zasad oznakowania już przeliczonych przedmiotów przez zespoły spisowe podczas inwentaryzacji,

– wskazanie na konieczność i sposób oddzielenia produkcji w toku od zleceń/produktów zakończonych.

Komisja inwentaryzacyjna może być tożsama z osobami liczącymi. W przypadku większych podmiotów komisja nadzoruje zespoły spisowe (np. jeden komisarz wchodzi w skład każdego zespołu spisowego). Komisja organizuje i przeprowadza spis z natury, wyjaśnia ewentualne różnice, przedstawia kierownikowi propozycję rozliczenia ewentualnych różnic. Z komisji najlepiej wyłonić przewodniczącego, tak aby była tylko jedna osoba kierująca pracami komisji i zespołów.

Członkami komisji (osobami liczącymi) może być każdy pracownik, oprócz samych magazynierów, gdyż te osoby nie mogą sprawdzać samych siebie. W komisji mogą też być osoby spoza firmy. Dodam, że osoby z księgowości też nie powinny uczestniczyć w inwentaryzacji, gdyż ujmują w księgach wyniki inwentaryzacji.

Kluczowe jest, aby osoby liczące miały wiedzę na temat liczonych zapasów, żeby uniknąć pomyłek.

Należy ustalić zasady oznaczania już przeliczonych zapasów w trakcie inwentaryzacji, żeby uniknąć podwójnego ich liczenia lub braku przeliczenia w jakiejś lokalizacji.

W trakcie liczenia należy zapewnić brak ruchów magazynowych (przyjęć, wydań itd.).

Po przeliczeniu składników majątku dane z kart spisowych są wprowadzane do systemu księgowego i następuje porównanie danych z ksiąg z danymi rzeczywistymi.

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji komisja podsumowuje wyniki inwentaryzacji. Zarząd podejmuje decyzję w sprawie ujęcia w księgach różnic inwentaryzacyjnych. Decyzja ta opiera się na protokole komisji. Zarząd rozpatruje i zatwierdza wnioski komisji lub je zmienia na przykład w porozumieniu z księgowym lub prawnikiem. Zarząd zatwierdza protokół komisji i wprowadza ewentualne korekty i następnie na tej podstawie różnice są ujęte w księgach. Decyzja określa, m.in. gdzie będą ujęte niedobory niezawinione np. rodzaj kosztów (bieżące/zużycie materiałów, pozostałe koszty operacyjne). Jeżeli są niedobory zawinione, to wskazuje ona od której osoby / firmy będą dochodzone straty, czyli od kogo będzie dochodzona należność (powstaje otwarty rozrachunek w księgach). Jeżeli stwierdzono nadwyżkę, to decyzja wskazuje czy będzie ona ujęta np. jako korekta kosztów zużycia materiałów, czy też jako pozostały przychód operacyjny.

Autor: Joanna Bednarek | senior manager, biegły rewident