Różnice inwentaryzacyjne – rodzaje

Rodzaje różnic inwentaryzacyjnych można scharakteryzować na podstawie stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Jest to niezbędne, aby być w stanie zrozumieć zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych.

• Różnice pozorne – ich powstanie jest związane z błędami w ewidencji rozchodów lub przychodów. Mogą być też rezultatem nieprawidłowości, które pojawiły się w procesie inwentaryzacji.
• Różnice ilościowe – przybierają postać niedoborów (te z kolei dzielą się na uzasadnione i nieuzasadnione) oraz nadwyżek.
• Różnice jakościowe – określane są też mianem szkód. Wynikają z utraty lub spadku przydatności gospodarczej danych zasobów.

Jak powstają różnice inwentaryzacyjne?

Różnice inwentaryzacyjne mogą powstawać na wiele różnych sposobów. Wszystko zależy od rodzaju różnic. Nadwyżki zapasów czasem są wynikiem nieudokumentowanych zwrotów z produkcji, szkody mogą być rezultatem zniszczeń lub postępu technologicznego, a różnice pozorne są powiązane m.in. z błędami w dokumentacji obrotu zapasami.

Ustalaniem przyczyn powstawania różnic inwentaryzacyjnych zajmuje się komisja inwentaryzacyjna. W tym celu przeprowadza rozmowy z pracownikami, uzyskuje pisemne wyjaśnienia od osób zajmujących kluczowe stanowiska. Dociera też do danych źródłowych i korzysta z ewidencji księgowej. Komisja ma prawo zarządzenia ponownego przeprowadzenia określonego fragmentu spisu z natury lub powtórzenia go w całości. Jeśli w toku działań zostanie wykryte prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa, przewodniczący komisji ma obowiązek wystąpienia z wnioskiem o powiadomienie organów ścigania.

Rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych – ujęcie podatkowe i bilansowe

Istnieją dwa ujęcia rozliczania różnic inwentaryzacyjnych. Czym charakteryzuje się ujęcie bilansowe?

• Cały proces inwentaryzacji powinien być udokumentowany. Należy go powiązać z zapisami z ksiąg rachunkowych.
• Różnice powinny być rozliczane w księgach tego roku, którego dotyczyła inwentaryzacja. Zgodnie z art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości wyniki inwentaryzacji za 2023 rok powinny zostać rozliczone w księgach 2023 roku do 26 marca 2024 roku.
• Termin ten wynika z zasad bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych określonych w art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
• Rozliczone powinny zostać różnice ustalone jako istotne. Należy wskazać, które z nich są zawinione, a które niezawinione.
• Komisja powinna spisać protokół, a dokumentację należy przechowywać 5 lat.
• Istnieje możliwość rozliczenia nadwyżek jako kompensaty usprawiedliwionych niedoborów.

Powstanie niedoborów i nadwyżek wywiera również skutki w ujęciu podatkowym.

• Nadwyżki należy rozpatrywać jako przychód, w rozumieniu art. 12 Ustawy o CIT.
• Niedobory zalicza się do kosztów, w rozumieniu art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT
• Niedobory inwentaryzacyjne mogą zostać zaliczone do kosztów. Warunkiem jest jednak to, że podatnik nie spowodował, ani nie ułatwił ich powstania. Zawinienie jest przesłanką wyłączającą taką możliwość.
• Jeśli niedobory powstały z przyczyn zależnych od podatnika, konieczne jest dokonanie korekty podatku VAT.

Zgodnie z przepisami o rachunkowości, jednostki są zobowiązane do udokumentowania i wyjaśnienia wszelkich różnic inwentaryzacyjnych. Ich charakter może mieć zarówno znaczenie bilansowe, jak i podatkowe. Proces inwentaryzacji należy przeprowadzić z najwyższą starannością, aby uniknąć negatywnych konsekwencji związanych z ewentualnymi nieprawidłowościami.