Jak przejść od gaszenia sporów do świadomego zarządzania kontraktem budowlanym?

Wyzwanie klienta

BDK Kasprzak zwrócił się o pomoc w sytuacji, gdy inwestor wysunął wobec spółki konkretne roszczenia związane z realizacją robót budowlanych. Konieczne było szybkie uporządkowanie stanu faktycznego i przygotowanie odpowiedzi na żądania drugiej strony.

W toku pierwszych analiz okazało się, że firma konsekwentnie dostarcza wysoką jakość robót, natomiast zespół projektowy był zbudowany wyłącznie z osób technicznych. W praktyce oznaczało to brak systemowego udziału prawników lub administratorów kontraktu w przygotowaniu ofert, prowadzeniu korespondencji kontraktowej i zarządzaniu ryzykiem na projektach.

Spory były obsługiwane doraźnie, już po pojawieniu się problemu.

Rozwiązanie
 

W pierwszym kroku Banach Outsourcing zajął się obsługą sporu, formułując stanowisko klienta wobec inwestora w zakresie faktów i kwot oraz uruchamiając odpowiednie działania procesowe. Równolegle rozpoczęto rozmowę o tym, jak zmienić sposób organizacji projektów, aby podobne sytuacje były lepiej kontrolowane.

Zaproponowano model, w którym w zespole projektowym pojawia się administrator kontraktu, najczęściej prawnik z doświadczeniem w budownictwie albo inżynier z ugruntowaną praktyką prawniczą. Taka osoba współpracuje z dyrektorem kontraktu od etapu oferty, pomaga dobrać właściwą strukturę umowy, identyfikuje kluczowe ryzyka i projektuje sposób prowadzenia robót z punktu widzenia zobowiązań kontraktowych.

Na tej podstawie uporządkowano sposób prowadzenia korespondencji z inwestorem, monitorowania zdarzeń roszczeniowych oraz dokumentowania zmian zakresu, terminów i kosztów. Zespół prawny Banach Outsourcing na bieżąco wspierał kadrę klienta, tak aby wiedza o zarządzaniu kontraktem stopniowo przenosiła się do organizacji BDK Kasprzak.

Korzyści i efekty

Firma zyskała nie tylko obsługę konkretnego sporu, lecz także nowy sposób myślenia o kontraktach budowlanych. Włączenie administratora kontraktu do zespołów projektowych podniosło poziom kontroli nad ryzykiem prawnym i finansowym, a także uporządkowało standardy pracy przy ofertowaniu i realizacji robót.

Kluczowi pracownicy klienta zostali przeszkoleni w zakresie najważniejszych zapisów umownych, sposobu dokumentowania zdarzeń na budowie i reagowania na działania inwestora. Zwiększyło to czujność na kwestie, które wcześniej były często odkładane na później albo rozwiązywane dopiero po powstaniu sporu.

W efekcie BDK Kasprzak przeszedł od modelu reagowania na problemy do modelu świadomego zarządzania kontraktem. Spory nadal mogą się pojawiać, ale są lepiej przygotowane, oparte na pełnym materiale dowodowym i prowadzone w oparciu o spójną strategię, co przekłada się na większe bezpieczeństwo biznesu i stabilniejszą współpracę z inwestorami.