Papierowa korespondencja i platforma ePUAP ustępują miejsca nowej usłudze – rejestrowanemu doręczeniu elektronicznemu, znanej jako e-Doręczenia. Co to oznacza dla przedsiębiorców? Teraz możliwe będzie wysyłanie i odbieranie korespondencji w formie elektronicznej, z gwarancją prawną równoważną tradycyjnej przesyłce poleconej z potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. Dzięki e-Doręczeniom, komunikacja staje się bardziej elastyczna i dostępna z każdego miejsca – czy to za pośrednictwem komputera, tabletu, czy smartfona.

Harmonogram wdrażania obowiązkowych e-Doręczeń dla przedsiębiorców składa się z kilku etapów, w zależności od tego, kiedy działalność była założona lub modyfikowana oraz w jakim rejestrze przedsiębiorstwo jest wpisane.

Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i w KRS. Poza osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą i spółkami, adres w tym systemie muszą również mieć inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.

Jakie będą nowe obowiązki dla przedsiębiorców?

Przedsiębiorcy, zgodnie z przedstawionym niżej harmonogramem, są zobowiązani do założenia adresu do doręczeń elektronicznych oraz wpisania go do bazy adresów elektronicznych. Będą też zobowiązany do obsługi skrzynki do doręczeń elektronicznych.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje sankcji za brak adresu do doręczeń elektronicznych. Jednak może to powodować trudności wydłużające czas załatwiania spraw z urzędami, bowiem stosowany wtedy będzie tryb hybrydowy (nadanie przez podmiot publiczny pisma w formie elektronicznej, a następnie wydruk i tradycyjne doręczenie w formie przesyłki poleconej przez operatora).

Harmonogram – kiedy należy wdrożyć e-doręczenia?

Podmioty wpisane do KRS:

• od 10 grudnia 2023 r. – wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do KRS od 10 grudnia 2023 r. (czyli wniosek o wpis do KRS będzie zawierał także wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń)
• do 10 marca 2024 r. – wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 r.

Podmioty wpisywane do CEIDG:

• do 1 stycznia 2024 r. – podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEIDG po 31 grudnia 2023 r.
• od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. – podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 stycznia 2023 r., jeśli dokonają jakiejkolwiek zmiany w CEIDG od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r.
• do 1 października 2026 r. – podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 r., jeśli nie dokonały żadnej zmiany w CEIDG od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r.

Usługę e-Doręczeń świadczyć będą wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A., jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji. Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego zaczną posługiwać się e-Doręczeniami już 1 października 2024 roku.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 285) oraz aktach wykonawczych do przedmiotowej ustawy.
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS) (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73).
3. Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. poz. 1077).